Panduan Menjadi Advokat di Indonesia - karya Hukum

Pandemi COVID-19 masih berlangsung dan kegiatan usaha belum di semua sektor bangkit sepenuhnya meskipun sudah berlangsung selama setahun. Bertatap muka secara langsung menjadi hal yang paling dihindari bagi banyak orang, termasuk para pemegang saham yang tidak dapat melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) secara konvensional. Lalu bagaimana melaksanakan RUPS yang sah menurut hukum? Apakah RUPS dapat dilakukan secara daring (Zoom Meeting), apakah ada juknis pelaksanaannya bagi perusahaan non tbk? Berikut penjelasannya : 

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) berdasarkan UU No 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas merupakan “Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang ini dan/atau anggaran dasar.” Salah satu kewenangan RUPS diantaranya adalah menguubah anggaran dasar perseroan, penentuan penggunaan laba bersih perseroan, dan yang lainnya. RUPS sendiri terdiri dari para pemegang saham secara sah dari perseroan dimana segala hasil keputusan dalam RUPS merupakan hasil keputusan seluruh pemegang saham atau minimal pemagang saham mayoritas tergantung pada jumlah lembar saham yang dimilikinya.

Bagi setiap Perseroan Terbatas wajib untuk menyelenggarakan RUPS tahunan dalam waktu maksimal 6 (enam) bulan sejak tahun buku terakhir namun dimasa pandemi saat ini, kecil kemungkinan RUPS dapat dilakukan secara konvensional, Dalam Pasal 77 UU PT dijelaskan bahwa, RUPS dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat. Pada dasarnya RUPS menurut Pasal 76 jo.77 UU Perseroan Terbatas dapat dilakukan secara tatap muka ataupun melalui media elektronik yang penting semua peserta RUPS dapat melihat, mendengar, dan berpartisipasi secara langsung dalam RUPS dalam pengertian tehnis yuridis berbunyi sebagai berikut :

-  Pasal 77 Ayat (1) : Selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, RUPS dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.

-  Pasal 77 Ayat (2) : Persyaratan kuorum dan persyaratan pengambilan keputusan adalah persyaratan sebagaimana diatur dalam undang-undang ini dan/atau sebagaimana diatur dalam anggaran dasar Perseroan.

-   Pasal 77 Ayat (3) : Persyaratan sebagaimana dimaksud pada Ayat (2) dihitung berdasarkan keikutsertaan peserta RUPS sebagaimana dimaksud pada Ayat (1).

-  Pasal 77 Ayat (4) : Setiap penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) harus dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS. Penjelasan Pasal 77 Ayat (4) : Yang dimaksud dengan “disetujui dan ditandatangani” adalah disetujui dan ditandatangani secara fisik atau secara elektronik.

Berdasarkan Undang-undang  No 11 Tahun 200 tentang informasi dan transaksi elektronik, pengertian tanda tangan elektronik adalah suatu tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Dalam pasal 11 mengatur bahwa :

Tanda tangan elekronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama      memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1.   Data pembuatan tanda tangan elektronik terkati hanya kepada penanda tangan

2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berda dalam kuasa penanda tangan.

3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penantanganan dapat diketahui

4. Segala perubahan terhadap indormasi elektroik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui

5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengindentifikasi siapa penandatangannya

6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetuuan terhadap infomasi elektronik yang terkait.

Dengan berlakunya UU ITE diatur mengenai keabsahan suatu tanda tangan elektronik maka kaitannya dengan RUPS PT haruslah memenuhi syarat sebagaimana diatur dalam pasal 11 UU ITE agar suatu tanda tangan elektronik dalam keputusan RUPS menjadi suatu alat bukti yang sah menurut hukum acara perdata Indonesia.

Lebih lanjut, ketentuan mengenai risalah RUPS dapat kita lihat dalam Pasal 90 UUPT yang berbunyi: “Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS”. Risalah RUPS (termasuk RUPS tahunan) wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS;

Dalam hal risalah RUPS dibuat dengan akta notaris, maka tidak disyaratkan untuk dilakukan penandatanganan oleh ketua rapat dan sedikitnya 1 orang pemegang saham sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya. M. Yahya Harahap dalam bukunya “Hukum Perseroan Terbatas” menjelaskan bahwa Pembuatan Risalah RUPS Bersifat Imperatif dan Setiap penyelenggaraan RUPS “wajib” dibuat risalahnya, karena itu pembuatannya bersifat “imperatif” (mandatory rule). RUPS yang tidak dibuat risalahnya, tidak sah dan dianggap tidak pernah ada (never existed), akibatnya hal-hal yang diputuskan dan ditetapkan dalam RUPS tidak dapat dilaksanakan.

Yang Wajib Menandatangani Risalah RUPS yang Tidak Dibuat dengan Akta Notaris. Apabila risalah RUPS tidak dibuat dengan “akta notaris”, yang dibebani kewajiban untuk “menandatangani” adalah: Ketua rapat; dan Paling sedikit 1 orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. Menurut Penjelasan Pasal 90 ayat (1) UUPT, tujuan dari penandatanganan tersebut dimaksudkan untuk menjamin kepastian dan kebenaran isi risalah RUPS.

Pasal 38 Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris bahwa pada akhir akta harus disebutkan uraian tentang pembacaaan akta terkait Pasal 16 ayat (1) huruf m UU JN serta uraian tentang penandatanganan dan tempat 6 penandatanganan, maka terkait dengan risalah RUPS yang dilaksanakan melalui elektronik harus disebutkan dengan tegas di akhir akta tentang hal penandatanganan melalui elektronik dan tempat penandatanganan. Hal ini bertujuan agar akta yang dibuat dapat menjadi otentik dengan memenuhi ketentuan mengenai bentuk akta tersebut pada pasal 38 Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris.

Keabsahan RUPS Telekonferensi harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 39 sebagai berikut: (1) Penghadap harus memenuhi syarat sebagai berikut: paling rendah berumur 18 (delapan belas) tahun atau telah menikah; dan cakap melakukan perbuatan hukum. (2) Penghadap harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan kepadanya oleh 2 (dua) orang saksi pengenal yang berumur paling rendah 18 (delapan belas) tahun atau telah menikah dan cakap melakukan perbuatan hukum atau diperkenalkan oleh 2 (dua) penghadap lainnya. (3) Pengenalan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dinyatakan secara tegas dalam Akta.” Ketentuan selanjutnya terkait keabsahan RUPS telekonferensi juga disebutkan dalam pasal 40 yang menyatakan (1) Setiap Akta yang dibacakan oleh Notaris dihadiri paling sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali peraturan perundang-undangan menentukan lain. (2) Saksi harus memenuhi syarat paling rendah berumur 18 tahun atau sebelumnya telah menikah; cakap melakukan perbuatan hukum; mengerti bahasa yang digunakan dalam Akta; dapat membubuhkan tanda tangan dan paraf; dan tidak mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan darah dalam garis lurus ke atas atau ke bawah tanpa pembatasan derajat dan garis ke samping sampai dengan derajat ketiga dengan Notaris atau para pihak. (3) Saksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan kepada Notaris atau diterangkan tentang identitas dan kewenangannya kepada Notaris oleh penghadap.

Apabila diperhatikan unsur rumusan dari penyelenggaraan RUPS dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau seperti Zoom meeting, Goole Meet atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat. (Vide, Pasal 77 Ayat (1)). Hal ini berarti apabila salah satu syarat tidak terpenuhi maka media yang dimaksud tidak memenuhi syarat untuk dijadikan media dalam pelaksanaannya.

RUPS yang dilaksanakan secara elektronik harus mengikuti aturan mengenai persyaratan kuorum dan persyaratan pengambilan keputusan sesuai dengan UU PT yang dihitung berdasarkan keikutsertaan peserta RUPS. Menurut Pasal 86 Ayat 1 UU PT, RUPS dapat dilangsungkan jika dalam RUPS dihadiri pemegang saham lebih dari 1/2 bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara atau diwakili, kecuali diatur lain di dalam AD dengan jumlah kuorum yang lebih besar Jika kuorum tersebut tidak terpenuhi, dapat diadakan pemanggilan RUPS kedua dan ketiga dengan jumlah kuorum yang berbeda. Berkaitan dengan persyaratan pengambilan keputusan, keputusan RUPS diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Apabila mufakat tidak tercapai, keputusan sah jika disetujui lebih dari 1/2 bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan. Ketentuan tersebut tidak berlaku jika diatur berbeda di dalam AD perusahaan.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah setiap penyelenggaraan RUPS secara elektronik wajib dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS. Yang dimaksud dengan “disetujui dan ditandatangani” adalah disetujui dan ditandatangani secara fisik atau secara elektronik. RUPS dapat diadakan dimanapun sepanjang dalam wilayah negara Republik Indonesia, dan jika keputusan tersebut disetujui dengan suara bulat harus dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS.

Selain itu data yang dihasilkan dalam RUPS menggunakan mekanisme elektronik tentu saja menghasilkan data elektronik juga dan harus dituangkan dalam bentuk akta otentik. Undang-undang Informasi dan Transaksi Elektronik nomor 11 tahun 2008 pasal 5 bahwa informasi eletronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah dan merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.

Related Posts